「アザラシ文化」が日本の在宅勤務のトレンドを阻む

「毎週、書類に印鑑を押すために会社に行かなければなりません。 「本当に時間がかかります」と毎日新聞は東京の大手製造会社で働く女性社員の言葉を引用した。

同社は3月初旬より在宅勤務モデルを導入している。しかし、この40歳の女性社員は今でも経費精算申請書に上司の印鑑をもらうために、週に2回、地下鉄で30分かけて定期的に会社に通っている。彼女の上司はまた、申請書やその他の書類に印鑑を押すために週に3、4日はオフィスに出勤しなければなりません。

たとえ情報がコンピューターで完全に入力できたとしても、従業員はそれを印刷して上司から確認を得る必要があります。各書類には、従業員本人、上司、会計担当者を含む 5 人の署名と印鑑が必要です。

「在宅勤務は、SARS-CoV-2ウイルス感染のリスクを最小限に抑えるために採用されています。 「この伝統的な切手文化がなくなることを願っています」と女性従業員は語った。

書類への押印問題は、リモートワークの推進を目的に東京の企業グループが3月上旬に開催した会議で議論された。

電子商取引グループ「ベンチャーリパブリック」で働く広報（PR）スペシャリストの浜本愛さんは、少なくとも週に1回は会社に出勤しなければならないと語った。

「契約書などの書類に会社の代表者の印鑑が必要なときは、事務所に行かなければなりません。顧客との契約は電子化できるものの、紙の契約が必要な大企業や地方自治体はまだまだ多い」と浜本愛氏は語る。

会議では、印鑑の使用を可能な限り最小限に抑えながら、契約書の70％をデジタル化した企業の事例が紹介されました。東京に拠点を置くソフトウェア開発会社「モフモフ」は、2015年から電子契約サービス「クラウドサイン」を活用している。同システムのユーザーは契約書をPDF文書に変換し、メールで顧客と連絡を取ることができる。

「契約書類の作成には平均して月に20時間かかります。当社では依然として紙の契約書を使用していますが、電子契約書を使用することで、捺印や印刷の手間が省け、5 ～ 10 時間の時間を節約できます。 「弊社の社員の中には、紙の契約書を希望するお客様には手数料を請求することを提案した人もいました」と、会議に出席したモフモフの広報担当、高梨アンナさんは語った。

2019年11月に会社員111人を対象に実施した調査によると、回答者の70％が印鑑申請の手続きが非常に難しいと感じていると回答した。印鑑は「法的価値」を表すものだとして文書への押印を支持する人がいる一方で、現代社会では認証手段としての印鑑の役割が徐々に失われつつあるとして、電子契約への移行を望む声もある。

法的には、1998 年の「文書および電子書籍の保存に関する法律」と 2005 年の「電子文書に関する法律」に基づいて、多くの企業文書のデジタル化が許可されています。これら 2 つの法律では、契約書や事業報告書などの必須の企業文書の保存が許可されています。

Paperlogic社のマーケティング担当である田島宏氏によれば、上記の法律では文書に電子署名システムを使用することも許可されているとのこと。 「デジタル化は業務効率化につながるだけでなく、紙の契約書を作成する際のコスト削減にもつながります」と宏氏は結論付けた。